准备是应用准备中最直接、最具体的一环。数据准备的内容和一般步骤如下：
1.基数数据准备
在第一次使用本系统处理日常库存业务之前，应将日常业务中将要引用的各种基础数据准备好。
1) 建立编码规则
编码是基础信息分类、校对、汇总、统计、检索的关键字。建立编码规则时遵循以下原则：唯一性、标准化和通用性、稳定性和可扩充性、简单性、便于识别和记忆。对于有编码分级结构的目录档案如存货分类，确定编码原则，确定每一级编码代表的含义。这一工作完成后，相应的目录档案才能设置。在本系统须准备的分级编码方案有：存货分类、客户分类、供应商分类、地区分类、部门。对于无编码分级结构的目录档案如仓库等，也应对其编码规则作出规定。
2）理目录档案信息
这是一项工作量很大、需要细致准备的任务。现将本系统须准备的目录档案列示如下（有*标记的为必须准备项）：
对于每一个须准备的目录档案，首先要结合自身的应用需求确定要准备哪些项目，如果要准备的项目比较多，最好是先手工准备一份清单，如存货目录，经审查数据无误后再输入到系统中去。
要诀：
仓库和存货是目录档案准备中的重点，准备顺序是：确定编码原则，准备分类数据，准备档案数据。如果存货档案包括自定义项，自定义项须先行设置好。
部分目录档案信息可以在日常业务开始之后准备，但是常用的信息最好事先整理准备好。
3）设定账套参数
这部分工作包括数据精度的确定和业务控制选项的设定。在设定业务控制选项之前，一定要弄清楚各种选项开关的含义和作用，尤其是要弄清楚选项开关对业务处理流程的影响。例如，将“是否有批次管理”选项设置为“无”，意味着系统无法对存货的批次进行管理。在设定业务控制选项时一定要慎重，避免在日常业务开始后再作反复。
4）设置自定义项、单据格式、自定义账表格式
如果用户的应用需求简单，这部分工作可以不做。
要诀：
本系统单独使用与本系统和其他系统共同使用，对基础数据的准备有不同的要求，参看〈产品接口〉
2.期初数据准备
新用户(第一次使用本系统的用户)在使用本系统处理日常库存业务之前，应做好期初库存数据的整理和准备，以便日后系统能对这些数据进行处理。在本系统中，期初数据指系统启用之前各存货的期初结存数。
要诀：
如果库存系统和存货核算系统同时使用，录入期初数据之前，应将库存的结存数与存货核算的结存数核对一致后，统一录入。因为在本系统中期初数据是库存系统和存货核算系统共用的。
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